桃園市楊梅地政事務所（以下簡稱本所）為辦理檔案法第十七條至第二十二條及行政程序法第四十六條規定事項有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用事項，爰訂定本要點。
申請閱覽、抄錄或複製本所檔案，應填具「檔案應用申請書」(附件1)後向本所申請，申請書送達方式以線上申請、親自持送或以郵寄通訊為之。(可參閱下方流程圖)
申請案件之受理，依申請應用之檔卷性質，由業務承辦單位辦理；受理單位受理申請後應審查是否合於檔案法第十八條或行政程序法第四十六條或政府資訊公開法第十八條之規定。如依法令不得提供閱覽或應依其他法令申請閱覽者，應以書面載明理由通知申請人。
受理閱覽之申請應儘速辦理，最遲應自受理申請書之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。申請案件如有不合規定情事或資料不全者，經通知後請於7日內補正，逾期不補正或不能補正者，得駁回申請，如有補正資料，受理日自申請人補正之日起算。
經核准閱覽者，受理單位應於核准通知書中載明閱覽之時間、地點及應注意事項，通知申請人。
申請人至本所閱覽時，受理單位業務承辦人員應收驗其審核通知書(隨到隨辦者免附)及身分證明文件或委任書；身分證明文件應於檔案閱覽完畢點收受後交還；申請人或委託人於檔案應用簽收單簽名後，始得領取提供應用之檔案。
申請閱覽、抄錄或複製檔卷，以複製品為原則。檔卷經電子儲存者，其應用以影像或複製品為原則(如有使用檔案原卷之必要者，應於申請時於申請書上載明事由)。
受理單位業務承辦人員應陪同並指導及監督申請人閱覽、抄錄或複製檔案，如有飲食、吸煙、破壞環境整潔或妨害安寧等情事，應予勸告制止，經勸告制止仍不聽從者，應終止其閱覽，並記錄之。
受理單位業務承辦人員應告知申請人(委託人)，抄寫檔案時不得使用墨汁或墨水。
申請人(委託人)於閱覽、抄錄或複製檔案時應以使用本所提供之設備為原則；如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時載明，經許可後始得為之。
申請人如需輔佐人陪同閱覽檔案，應事先提出申請(輔佐人以1人為限)。
閱覽檔案時，不得僅由輔佐人單獨在場，申請人對其輔佐人之行為應負連帶責任。
提供應用之檔案，內容含有限制應用之事項者，應依下列方式，僅就其他部分提供之。受理單位業務承辦人員應將檔案部分抽離、隱藏或遮蓋情形註記於檔案應用簽收單，告知申請人。
- 檔案可拆卷者，將不宜提供之部分抽離後提供應用。
- 檔案不可拆卷者，將不宜提供之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。
申請人(委託人)閱覽檔案應至本所指定之場所為之，不得擅自攜出；申請閱覽之檔案應當日歸還，申請人(委託人)不能於指定日期內閱畢，如有繼續應用之必要者，於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱。
於閱覽、抄錄或複製檔案如有下列情事之一，受理單位業務承辦人員應立即予以制止，告知其不得繼續閱覽、抄錄或複製檔案後，終止其閱覽、抄錄或複製檔案行為，並記錄之。涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。
- 有添註、塗改、更換、圈點、污損或其他損壞檔案之行為者。
- 有拆散檔案之行為者。
- 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
- 有其他不當行為經勸告仍不停止者。
歸還檔案時，受理單位業務承辦人應當場檢視歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有污損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後，依檔案法第二十六條及相關規定辦理。
申請閱覽、抄錄或複製機關檔案經核准者，得準用國家發展委員會檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準(附件3)收取費用。如另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費用新台幣50元。
光碟、微縮片等特殊檔案，其申請閱覽程序亦同。
本所開放應用檔案時間為星期一至星期五(例假日及國定假日除外)上午8時至12時、下午1時至5時；若因其他特殊原因停止開放時，另行公告週知
本要點經核定後實施，修正時亦同。

檔案申請流程圖